Zu erkennen und zu lernen, wie man Prioritäten setzt, hat Sara, Anfang 30, zu mir gebracht. In einer ihrer schwersten Lebensphasen – alleinerziehend, im Umzug, beruflich überlastet – fühlt sie sich überfordert und kraftlos. Statt Entspannung erlebt sie Dauerstress. Ihre Geschichte zeigt eindrücklich, wie wichtig es ist, Prioritäten zu setzen – besonders dann, wenn die Zeit knapp ist. In diesem Artikel erfährst du, wie Sara mit professioneller Hilfe aus dem emotionalen und organisatorischen Chaos gefunden hat – und wie du das auch schaffen kannst.
Was tun, wenn alles zu viel wird?
- Fragen zur Selbstklärung: Was ist für mich heute wirklich wichtig?
- Ein Notfallplan besteht aus einem Dreier-Schritt: Atmen – Entscheiden – Handeln
- Wenn alles gleichzeitig drängt, entscheide zuerst nach Bedeutung, dann nach Zeit. So führst du bewusst auch im Notfall. Benutze dazu den Eisenhower-Matrix: zeichne einen 2×2 Quadrat, eine Achse ist die Notwendigkeit, der andere für die Dringlichkeit.
- Wichtig und dringend → Sofort handeln:
Diese Aufgaben haben hohe Bedeutung und unmittelbare Konsequenzen.
Beispiel: Der Kindergarten meldet ein akutes Problem, das den Betrieb beeinträchtigt.
Aktion: Jetzt erledigen. Nicht verschieben. Fokus halten, Störungen ausblenden. - Wichtig, aber nicht dringend → Bewusst planen
Diese Aufgaben sind entscheidend für langfristigen Erfolg, aber ohne unmittelbaren Zeitdruck.
Beispiel: Weiterbildung, Beziehungspflege.
Aktion: Einen festen Zeitpunkt einplanen. Im Kalender blocken.
– Das sind die Aufgaben, die Wachstum sichern. - Nicht wichtig, aber dringend → Delegieren
Diese Aufgaben fordern schnelle Reaktion, tragen aber wenig zur Hauptaufgabe bei.
Beispiel: Routineanfragen, organisatorische Details.
Aktion: Wenn möglich, delegieren oder vereinfachen.
Das Ziel: Die eigene Energie auf Wesentliches konzentrieren. - Nicht wichtig und nicht dringend → Loslassen
Diese Aufgaben bringen weder Wert noch Fortschritt.
Beispiel: Zielloses Scrollen, unproduktive Diskussionen.
Aktion: Streichen, verschieben oder bewusst als Pause markieren – aber nicht verwechseln mit Erholung.
- Wichtig und dringend → Sofort handeln:
Saras Geschichte: Überforderung, Baby, Business – und kein Plan
Sie hat ein Baby, welches sie alleine erzieht. Der junge Vater hat sich bald nach der Geburt von ihr getrennt. Daher hat sie sich irgendwann eingestehen müssen, dass sie in die Nähe ihrer Eltern ziehen muss, um im Alltag mehr Unterstützung zu erhalten. Dafür hat sie Wohnung und Freunde aufgegeben. Da die neue Wohnung noch nicht einzugsbereit ist, hat sie sich im Elternhaus einquartiert. Sie muss ihr Business am neuen Wohnort neu aufbauen. Aber im Elternhaus finden sie neben familiären Angelegenheiten auch alte Erinnerungen und kindliche Verhaltensmuster wieder, die sie ablenken. Sie kann nicht mehr priorisieren, um sich optimal auf die neuen Herausforderungen im Job zu konzentrieren.
Zwar kennt sie einen Strauss von Entspannungstechniken, allerdings wird sie zur Zeit von ihrer Lösungslust im Stich gelassen. Traurig, überfordert und übermüdet zappt sie in ihren freien Minuten auf dem Telefon, anstatt ihren Aufgaben nachzugehen. Die Verpflegung ihres Kindes geht auch nicht mehr so gelassen: zu ihrem Sonnenschein hat sie mittlerweile weder Verständnis noch Geduld, wenn es mehr von ihrer Zeit benötigt. Sie muss sich verkrampfen, damit sie durch den Tag kommt, und am Abend lastet alles Unerledigte zusätzlich auf ihren Schultern, ihre ToDo-Liste wird lang und länger.
Burnout mit Priorisieren vorbeugen
Sara ist an am Rande eines Burnouts. Ihr Tag-Nacht-Rhythmus steht entgegengesetzt zu dem ihres Babys, sie schläft nachts wenig und tagsüber ist sie sehr kraftlos. Sie sieht nur einen hohen Berg unerledigter Aufgaben, ihre Vorbereitungen des nächsten Workshops werden nicht erledigt, ihre Mutter kann ihr Kind immer weniger beruhigen, es nervt, will nicht dem „offiziellen“ Rhythmus folgen, verlangt auch nachts nach der Mutter, sodass sie sich kaum von ihm entfernen kann.
SOS bei mentalem Overload:
3 Fragen, die dir sofort helfen, Prioritäten zu setzen
Wenn dir – wie Sara – gerade alles zu viel wird, hilft kein perfekter Plan. Sondern eine kurze mentale Pause und ein klarer Fokus. Diese drei Fragen helfen dir, sofort Ordnung ins Gedankenchaos zu bringen:
- Was ist heute wirklich wichtig und was kann warten?
→ Streiche radikal. Was dich heute nicht weiterbringt, ist morgen auch noch da. - Wem oder was gilt mein Energie-Akku heute?
→ Ein Mensch? Ein Projekt? Entscheide bewusst – auch, wenn es nur für zwei Stunden ist. - Was passiert, wenn ich etwas NICHT mache?
→ Oft stellen wir fest: Die Welt geht nicht unter. Gut so.
Tipp: Schreib dir deine Antworten handschriftlich auf, bevor du dein Handy in die Hand nimmst.
Als Sara zu mir kommt, wirren ihre Gedanken herum, ihr neuer Auftrag steht bereit, aber wird sie genug Kraft haben, ihren Alltag und die Herausforderungen im Job unter einen Hut zu bringen? Als Entspannung möchte sie sich gerne mit Freunden treffen, was aber nicht möglich ist, weil sie keine Zeit für sie hat. weshalb sie sich stundenlang Nachrichten einander schreiben. Ihr momentanes Leben ist wie eine Schlange, die sich in den Schwanz beisst.
In der ersten Sitzung weiss sie bereits, dass sie Prioritäten aufstellen muss. Nur weiss sie überhaupt nicht, wie und wo zu beginnen. Sara hat Hilfe bei Bekannten gesucht. Jeder hat für sie einen Tipp bereit, was sie jetzt besser tun sollte. Diese sind aber schwer für sie zu übernehmen, weil es nicht ihre eigenen Lösungen sind, nicht auf sie und ihre Lebensweise abgestimmt.
Glücklicherweise hat sie an dieser Stelle meine Coaching-Dienste in Anspruch genommen, da mittels professioneller Fragetechniken die eigentlichen Probleme und fehlerhaften Verhaltensmuster am schnell und gründlich erkannt werden können, was die Voraussetzung für lang anhaltende Verbesserung ihrer Situation ist. Schon während den ersten Sitzungen bemerkt sie, dass die für sie so problematische Zeit ein absehbares Ende hat. Bis sie ihre Wohnung beziehen kann, muss sie eine Strategie entwickeln und umsetzen, die ihr Ruhe und Kraft geben, um mit der Ausnahmesituation optimal umzugehen.
Je weniger Zeit, desto mehr Prioritäten
Konzentrierter und effektiver sollte ihre Arbeit werden, die sie in der wenigen übrigen Zeit schafft. In unseren Sitzungen erarbeiten wir eine Strategie zusammen, die sie in den nächsten Wochen verfolgen soll. Sie wagt sich anschliessend auch, als weitere Unterstützung ihren Ernährungsplan zu verbessern. Am Ende erstellt sie ihren Plan so konstruktiv, dass sie sogar für Freunde zu treffen Zeit findet, was für sie wesentlich mehr als das anfänglich Erwartete darstellt. Ihr ursprünglicher ‚Notfallplan‘ stellt sich somit als perfekter Start in die neue Lebensphase heraus. Auch nach Abschluss der schwierigen, vorübergehenden Notlage profitiert sie somit von den Erkenntnissen, welche sie in unseren Sitzungen gewonnen hat.
Bori Tarpay verbindet Ingenieurgeist mit Empathie – für mehr Selbstführung.
Als Mentorin für sensible Köpfe in Technik & Design hilft sie vielwahrnehmenden Professionals dabei, ihre innere Stabilität aufzubauen und ihr Potenzial klar zu entfalten – damit sie nicht nur sich selbst, sondern auch Projekte, Teams und Organisationen resilient führen können.
